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Excelの合計欄は表の一番上に作るべき

 
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実務では毎日や毎週、毎月等、ある数値を決まったフォーマットで集計するということは多い。(例えば、あるデータセットから、一定の条件で顧客名と、その顧客に関連する金額のデータを抽出し、その金額を集計するなど。)一般的な表の形式としては、データの一番最後に金額等の数値の合計欄があることが多いが、Excelでの作業において実用性を重視する場合、合計欄(厳密には合計欄に限らず、データの塊を元にある数値を集計しているセル)はデータの先頭(一番上)の行に作成する方が効率的だ。

理由は2つ。
・データの一番最後に合計欄を持ってきた場合、データ数が一定でない限り、合計用の式(例えばSUM関数の合計範囲等)を毎回修正しなければならない。しかし、データの先頭の集計欄を置き、例えば=SUM
(B3:B10000)のように十分に大きな範囲を確保しておけば、データ数が変わっても、毎回合計用の式に手を加える必要はない。

・単純に、合計欄が下の方にあると、合計の数値を確認したい時に、いちいち下までスクロール、または 、Ctrl+↓のショートカットキーで移動しなければならない。データ数が少ない時はあまり問題にはならないが、10,000行くらいあるデータとかだったら、(ショートカットなら一瞬で移動できるとは言え)やはりデータの先頭に合計欄があった方が便利だろう。合計の数値は色々と利用することはあっても、個々のデータを直接利用することは少ないだろうし。

合計欄が一つしかないない場合は、ちょこっと修正をしても大した手間でもないが、複数列に跨って、いくつも合計欄があったりしたら、修正もなかなか面倒だし、何より、修正を漏らしてしまうこともよくある。そういう意味でも、特に大きなデータの塊を扱う場合、合計欄に限らず、データ数に応じて式の修正が必要になるようなセルは、データの一番先頭に持ってきた方が色々と都合がよい。
まあ、ちょっとした小ネタ的なお話。

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